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HR怎么完美籌備會(huì)議前的工作
會(huì)議的預(yù)備作業(yè)表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實(shí)習(xí)，談些淺顯的做法和領(lǐng)會(huì)，與同行們進(jìn)行溝通。對(duì)于會(huì)議的預(yù)備，詳細(xì)講要做好以下十項(xiàng)作業(yè)。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬(wàn)的高級(jí)人才庫(kù)，是獵頭中的專業(yè)獵頭，您企業(yè)人才解決方案的理想伙伴！
一、斷定會(huì)議稱號(hào)
會(huì)議稱號(hào)也即是會(huì)議的題目，如“全國(guó)清潔作業(yè)會(huì)議” “全國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)作業(yè)會(huì)議”等。標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議稱號(hào)通常由三部分組成：一是會(huì)議規(guī)模，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其間會(huì)議性質(zhì)包含“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“發(fā)動(dòng)會(huì)”“作業(yè)會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。
二、初定會(huì)議過程
會(huì)議過程包含會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后次序，是會(huì)議程序的根底。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種典禮、領(lǐng)導(dǎo)說話、會(huì)議說話、觀賞活動(dòng)等，依照先后次序做出組織。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的組織，是程序的詳細(xì)化。會(huì)議的過程是會(huì)議有條有理進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不行隨意變化。
三、草擬會(huì)議告訴
會(huì)議告訴通常包含會(huì)議的稱號(hào)、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地址和食宿地址、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地址、需求帶著的資料和數(shù)量及資料的打印標(biāo)準(zhǔn)、自己付出的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)電話等要素。會(huì)議告訴最佳由與會(huì)議主題有關(guān)的人員起草，這樣更有利于告訴的順暢起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議告訴的代擬稿。
四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)核算
會(huì)議經(jīng)費(fèi)核算開支的項(xiàng)目通常包含與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制造費(fèi)、會(huì)務(wù)組和作業(yè)人員的房費(fèi)、膠卷采購(gòu)和沖刷費(fèi)用等。假如需求約請(qǐng)專家學(xué)者講課、作陳述，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等核算在內(nèi)。
五、處理睬議報(bào)批
主要的會(huì)議有必要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批閱。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)刻及會(huì)期、地址、參加會(huì)議的人數(shù)和人員等級(jí)、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)核算和預(yù)備狀況等。
六、下發(fā)會(huì)議告訴
會(huì)議告訴必須經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審閱，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議告訴要專人擔(dān)任，防止遺失、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議告訴應(yīng)留意兩點(diǎn)：一是會(huì)議告訴下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過早，參會(huì)人員簡(jiǎn)單忘記；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議告訴，即使收到告訴，難于組織手頭的作業(yè)，也會(huì)下降會(huì)議的出席率。二是會(huì)議告訴宣布后要抓反應(yīng)。觸及多個(gè)部分、內(nèi)容主要的會(huì)議要隨會(huì)議告訴附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包含參加會(huì)議人員的名字、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)絡(luò)電話、到會(huì)的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)絡(luò)，以保證與會(huì)人員能夠準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬(wàn)的高級(jí)人才庫(kù)，是獵頭中的專業(yè)獵頭，您企業(yè)人才解決方案的理想伙伴！
七、預(yù)備會(huì)議資料
會(huì)議資料主要有三種：一是會(huì)議文件，包含下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是說話資料，包含領(lǐng)導(dǎo)說話資料、書面溝通資料和會(huì)議說話資料；三是會(huì)議掌管詞。在這里筆者關(guān)鍵談?wù)勅绾晤A(yù)備會(huì)議掌管詞，它又名程序稿，經(jīng)過掌管人在會(huì)議期間的說話來(lái)表現(xiàn)會(huì)議的程序。掌管詞的起草要留意三點(diǎn)：一是要力求文字口語(yǔ)化。因?yàn)檎乒茉~僅供掌管人運(yùn)用，別的與會(huì)人員沒有掌管詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌呈現(xiàn)晦澀難明的古詩(shī)詞，或過火華麗的辭章。二是要留意會(huì)議程序的銜接。說話要承上啟下，短小精悍地總結(jié)前面說話人的說話關(guān)鍵，順理成章地引出下一個(gè)說話人。言語(yǔ)要力求簡(jiǎn)練，防止重復(fù)和煩瑣，切忌話中套話，使人聽不出條理。三是掌管詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論說性的言語(yǔ)，篇幅不宜太長(zhǎng)，避免沖談會(huì)議的主題。
八、挑選安置會(huì)場(chǎng)
開會(huì)要借助于必定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒服程度的凹凸，對(duì)與會(huì)人員的心理睬起到不行忽略的作用，直接影響到會(huì)議的作用。因而，要注重會(huì)場(chǎng)的挑選和安置。
會(huì)場(chǎng)的巨細(xì)要依據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來(lái)定，還要依據(jù)會(huì)議的需求思考會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的安置是辦會(huì)作業(yè)的一項(xiàng)主要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的安置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的稱號(hào)共同，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國(guó)清潔作業(yè)會(huì)議”。二是坐位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放坐位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最佳為奇數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，別的坐位卡依照先左后右的次序別離順次擺放。三是主席臺(tái)的擺放。通常有兩種方式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的坐位。適用于人數(shù)多、對(duì)比主要的會(huì)議，如陳述會(huì)、作業(yè)會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得對(duì)比嚴(yán)厲、嚴(yán)厲、規(guī)范；其二，主席臺(tái)與別的坐位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得較和順，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得對(duì)等。四是坐位的組織。組織坐位通常依據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，假如是座談會(huì)，坐位擺成回字形，回字的兩頭和底邊能夠多擺放坐位；假如是向查看組、查看團(tuán)報(bào)告狀況的報(bào)告會(huì)，坐位擺成回字形，可是回字的頂部和兩頭各擺一排坐位，底邊可多擺放幾排坐位。此外還能夠依據(jù)會(huì)議的氛圍和會(huì)場(chǎng)的自身?xiàng)l件組織坐位。
九、清晰人員分工
會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書組，擔(dān)任會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)說話稿等資料的起草、收拾睬議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議資料的歸檔等作業(yè)；二是資料組，擔(dān)任會(huì)議資料袋的采購(gòu)、資料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的報(bào)到等作業(yè)；三是接待組，擔(dān)任與會(huì)人員的食宿組織、會(huì)場(chǎng)安置以及作業(yè)人員的組織，如禮儀人員、服務(wù)人員和拍攝人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算作業(yè)。
十、會(huì)前全部查看
會(huì)前的全部查看是進(jìn)一步執(zhí)行會(huì)議預(yù)備作業(yè)的主要環(huán)節(jié)。會(huì)前查看通常分為三個(gè)過程，一是聽取會(huì)議一切預(yù)備人員的口頭報(bào)告；二是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地查看，包含會(huì)議資料的預(yù)備狀況和會(huì)場(chǎng)的安置作業(yè)；三是針對(duì)也許呈現(xiàn)遺失的疑問，進(jìn)一步采納補(bǔ)救措施。會(huì)前查看通常要約請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予輔導(dǎo)。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬(wàn)的高級(jí)人才庫(kù)，是獵頭中的專業(yè)獵頭，您企業(yè)人才解決方案的理想伙伴！
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